Kita-Vergabesystem der 125. Teil - meine Anfrage: Dankenswerterweise hat ein Journalist - Coloradio - die Fragen aufgegriffen und ich nehme mal nur zwei Antworten heraus - man möge sich seine eigenen Gedanken dazu machen:

 

Frage: Welche konkreten Schritte wurden zu welchem Zeitpunkt für die Einführung der elektronischen Kitaplatzvergabe unternommen?
Antwort: Im Oktober 2010 bildete sich eine Arbeitsgruppe aus Vertretern des EB Kitas, des EB ITO, der Freien Träger, des Stadtelternbeirat und dem städtischen Datenschützer, um die Anforderungen an ein solches Produkt gemeinsam zusammenzutragen. Zwischen Oktober 2011 und Januar 2012 wurde durch die oben genannte Gruppe ein Lastenheft erstellt. Im Mai 2012 bildete sich die AG Vergabe, mit gleicher Personengruppe, die die Unterlagen für die Ausschreibung formulierte und erstellte. Im September 2012 wurden die Angebote durch die AG Vergabe bewertet und ein Bieter ausgewählt. Im November 2012 begann der EB ITO mit der Erstellung des DS- und IT-Sicherheitskonzeptes und der Planung der Serverlandschaft. Seit Januar 2013 arbeitet die Arbeitsgruppe mit dem Anbieter Steria Mummert Consulting AG an der Systemeinführung. Seit April 2013 ist die Serverlandschaft für die Testumgebung eingerichtet und steht zum Test zur Verfügung. Im Mai 2013 sind erste Daten ins System migriert wurden.

Frage: Welche Ämter und Geschäftsbereiche sind mit welchen Aufgaben und Verantwortlichkeiten beteiligt?
Antwort: Der EB KITA hat die fachliche Verantwortung. Der EB ITO ist für die Projektleitung und -umsetzung, inkl. technische Umsetzung in Zusammenarbeit mit EB KITA und den freien Trägern zuständig. Das Presseamt gibt Vorgaben zum Layout und der Einbindung in den Internetauftritt der Stadt Dresden. Das Vermessungsamt stellt die Informationen über den Themenstadtplan bereit.

Frage: Welchen konkreten Arbeitsstand gibt es jetzt?

Antwort: Aktuell gibt es die Test-Umgebung des Kita-Portals. Mitarbeiter der Verwaltung, Kita-Leitungen und Mitarbeiter der Beratungs- und Vermittlungsstellen können ihre Stammdaten pflegen und Kinder verwalten. Zurzeit wird der VPN-Zugang für die Freien Träger getestet und an der PC-Beschaffung gearbeitet. Dem Sächsischen Datenschutzbeauftragten liegt das Betriebskonzept zur Prüfung vor.

Frage: Ich bitte um eine Übersicht aller relevanten Dimensionen.
Antwort: Wie ist diese Frage gemeint? (Erläuterung: Ich wollte einfach nur wissen welche Daten denn problematisch sind???)

Frage: Wann kann aus der Sicht der Stadtverwaltung das System arbeiten?
Antwort: Die Produktivsetzung hängt von der Einbindung der freien Träger unter Beachtung der Aufgeworfenen Datenschutzproblematik und insbesondere der davon abhängigen Vertraglichen Regelungen ab. Erst nach abschließender Klärung kann ein definitiver Startzeitpunkt benannt werden.

Frage: Wann war der ursprünglich geplante Einführungstermin?
Antwort: Am 1. Juli 2013

Frage: Zu welchem Zeitpunkt zeichnete sich ab dass eine Termineinhaltung nichtmöglich sein würde?
Antwort: Im April 2013 zeichnete sich ab, dass das Thema Datenschutz (hier insbesondere notwendige vertragliche Regelungen) von unterschiedlich beurteilt wird und eine Klärung durch den Sächsischen Datenschutzbeauftragten zu diesem speziellen Fall nötig wurde. Die LHD ist zu diesem Thema seit Anfang Mai mit dem Sächs. DSB im Kontakt.
(Hier frage ich mich warum erst Anfang Mai??? Und welche speziellen Daten sind denn das???)

Frage: Was bedeutet ggf. ein Aufschub für die Anmeldungen, die zurückgegeben wurden/bei freien Trägern gestrichen werden mussten?

Antwort: Die Kinder, die beim EB Kita angemeldet waren, bleiben weiterhin angemeldet. Die Kinder, die bei Freien Trägern keinen Platz in Aussicht hatten, erhielten eine Ablehnung mit der Bitte, sich bei Dringlichkeit an den EB Kita zu wenden oder ab 1. Juli selbstständig im System eine erneute Anmeldung vorzunehmen.
Im EB Kita werden zurzeit alle eingereichten Anmeldungen für das Kita-System aufbereitet. Sobald das System produktiv geht, werden diese Anmeldungen in das System
eingespielt. (Aber oben wurde doch gesagt man weiß noch gar nicht, wann das sein wird? Und nun???)

Frage: Welche konkreten Probleme beim Datenschutz liegen vor?
Antwort: Die Freien Träger möchten eine verbindliche Stellungnahme des Sächs. DSB, hinsichtlich der die Übermittlung der Daten zu ihren Kindern geht, welche bereits in der Betreuung sind. Die Daten, die zwingend übermittelt werden müssen, sind größtenteils durch Gesetze gedeckt, in denen darauf hingewiesen wird, dass Daten für hoheitliche Aufgabenerfüllungen zu übermitteln sind. Einige wenige Daten werden aktuell vom Sächs. Datenschützer geprüft. Sollte keine ausreichende gesetzliche Grundlage gesehen werden, ist eine vertragliche Regelung zur "Auftragsdatenverarbeitung" notwendig. Die Klärung bezieht sich ausschließlich auf die Erstbefüllung der Bestandsdaten durch die freien Träger. Im laufenden Betrieb (Anmeldung über das Elternportal) ist diese spezielle Frage nicht mehr relevant. (Und da gibt es keine andere Möglichkeit der Einigung???)

Frage: Wer hat wann welche Bedenken angemeldet und wann wurde in welcher Form reagiert?
April: Im Mai 2012 wurde durch den Stadtelternbeirat darauf hingewiesen, dass Daten im System löschbar sein müssen. Der Stadtelternbeirat wendete sich
eigenverantwortlich in dieser Sache an den Sächs. DSB, um eine Antwort einzuholen. Der Städt. DSB, Herr Gagelmann erläuterte jedoch im Vorfeld bereits, dass Eltern die Möglichkeit haben müssen, die eigenen Daten nachträglich auch zu löschen. Die Meinungen der beiden Datenschützer gingen konform.
Anschließend erhielt der Sächs. DSB vom EB ITO und vom Städt. DSB regelmäßig Informationen zum Projektfortschritt. (Ja und??? Warum hakt es da jetzt??)

Frage: Wie gestaltet sich konkret die Kommunikation mit den freien Trägern bezüglich des Vergabesystems?
Antwort: Die Kommunikation führt federführend der Eigenbetrieb Kindertageseinrichtungen.

Frage: Warum liegen noch keine (Muster)verträge vor?

Antwort: Im Kita-System sind Standard-Betreuungsverträge hinterlegt. Die Freien Träger können allerdings ihre eigenen Verträge nutzen. Die Verträge zwischen Freien Trägern und der LHD sind derzeit in Arbeit. (Ich erinnere an der Stelle: 2010 begann man an dem Thema zu arbeiten ...)

Frage: Wer ist für deren Ausarbeitung verantwortlich?
Antwort: Beteiligt daran sind der EB Kita, der Datenschutzbeauftragte der Stadt, das Rechtsamt, der externer Datenschutzbeauftragter der AWO, der EB ITO und der
Sächs. DSB. (Und wer blockiert da?!)

Frage: Wer sitzt in der Lenkungsgruppe E-Kita?
Antwort: Der Betriebsleiter des EB ITO, Herr Prof. Michael Breidung, die Betriebsleiterin des EB Kita, Frau Sabine Bibas, die Projektleiterin Frau  Jacqueline Naumann, die Abteilungsleiterin für Organisationsdienstleistungen, Frau Benita Busch. Weiterhin nehmen an der LG Abteilungsleiter des EB ITO, die Verfahrensbetreuerin des zukünftigen
Kita-Portals, weitere Mitarbeiter des EB Kita und des EB ITO teil. Aus aktuellen Anlässen werden ausgewählte Personen, wie der Datenschützer oder Mitarbeiter von Steria Mummert eingeladen.

Frage: Was ist der Aufgabenbereich dieser Gruppe und wie gestaltet sich die Arbeit dieser Gruppe?
Antwort: Der Aufgabenbereich umfasst die Überwachung der Zeitschiene und die Benennung von Risiken und deren Abwendung. (*hust*)

 

Frage: Wann tagt diese Gruppe und mit welchen Informationen wurde diese Lenkungsgruppe wann ausgestattet?
Antwort:  Die Lenkungsgruppe trifft sich etwa alle 4 Wochen und seit Mai 2013 alle 2 Wochen. Grundlage für Beratungen sind aktuelle Projektpläne und Arbeitsstände.

Tja. Man mache sich seine Gedanken... Wenigstens hat Frau Bibas jetzt mal die Reißleine gezogen und mitgeteilt dass es hakt.